Privacyverklaring
Bij de gemeente Terneuzen vinden wij uw privacy belangrijk. Wij gaan veilig en zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Daar kunt u op vertrouwen.
In sommige situaties verwerken wij als gemeente politiegegevens. Het gaat vooral om situaties waarin persoonsgegevens worden verwerkt door een buitengewoon opsporingsambtenaar van de gemeente. Deze ambtenaar controleert of mensen zich aan de regels houden en geen overtredingen maken. Denk bijvoorbeeld aan fout parkeren of het niet houden aan de leerplicht.
Neemt u contact met ons op? Of vraagt u bijvoorbeeld een product aan? Dan gaan wij zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en privacy.
Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect iets vertellen over u. Denk aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres. Maar ook het IP-adres van uw computer, of gegevens over uw inkomen of gezondheid. U deelt persoonsgegevens als u bijvoorbeeld cliënt bij ons bent of contact met ons heeft.
De gemeente verwerkt persoonsgegevens voor het uitvoeren van haar wettelijke verplichtingen en publiekrechtelijke taken. Deze persoonsgegevens ontvangen wij direct van u, of van organisaties en bedrijven die verplicht zijn op basis van de wet deze aan de gemeente te verstrekken. Wij verwerken onder andere de volgende gegevens:
- Burgerservicenummer (BSN);
- Geslacht;
- Voorletter(s);
- Tussenvoegsel(s);
- Achternaam;
- Adresgegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Bankrekeningnummer/IBAN;
- Financiële gegevens;
- Burgerlijke staat;
- Samenstelling gezin.
De gemeente verwerkt ook bijzondere persoonsgegevens:
- Medische gegevens, deze gegevens hebben wij bijvoorbeeld nodig voor de beoordeling van een aanvraag van een Wmo voorziening of gehandicaptenparkeerkaart;
- Strafrechtelijk verleden, deze gegevens hebben wij bijvoorbeeld nodig wanneer u een exploitatievergunning aanvraagt.
Binnen de gemeente werken we veel met persoonsgegevens van burgers en medewerkers. We verzamelen en gebruiken (dat noemen we verwerken) persoonsgegevens voor allerlei activiteiten. Meestal om onze wettelijke taak als gemeente uit te voeren of om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Zoals:
- uitkeringen verstrekken;
- identiteitsbewijs uitgeven;
- vergunningaanvragen/meldingen in behandeling nemen;
- fraude opsporen en de openbare veiligheid bewaren;
- u te kunnen bereiken om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
- een overeenkomst uitvoeren;
- activiteiten organiseren.
Ook ontvangen we persoonsgegevens van u als u gebruik maakt van de contact- en/of aanvraagformulieren op onze website.
We informeren u wanneer we uw persoonsgegevens verwerken. Of we ze nu direct van u krijgen of op een andere manier verzamelen. Soms vragen we u om toestemming om deze gegevens te gebruiken. Maar meestal is dat niet nodig omdat we als gemeente veelal persoonsgegevens verwerken voor wettelijke taken en verplichtingen. We verwerken uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor we ze verzameld hebben. Wanneer wij op basis van uw toestemming uw gegevens verwerken, heeft u altijd het recht om deze toestemming in te trekken.
Omdat we uw persoonsgegevens verwerken, hebt u volgens de wet – onder bepaalde voorwaarden – de volgende rechten:
- Recht op inzage: het recht om de persoonsgegevens die we van u verwerken in te zien;
- Recht op rectificatie: het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten aanpassen of aanvullen;
- Recht op bezwaar: het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking;
- Recht op beperking van de verwerking: het recht om ons te vragen het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken;
- Recht op vergetelheid: het recht om in een aantal gevallen uw gegevens te laten verwijderen;
- Recht op dataportabiliteit: het recht om uw persoonsgegevens in een aantal gevallen over te dragen.
Wilt u gebruik maken van deze rechten? Dan kunt u uw verzoek schriftelijk of digitaal doen via ons contactformulier. Wij reageren dan binnen dertig dagen. Vervolgens kunt u ons verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Ook op dit verzoek reageren wij binnen vier weken.
Let op: bovenstaande rechten kunt u niet altijd uitoefenen. Zo kunt u ons niet vragen persoonsgegevens te wissen die wij wettelijk vast moeten leggen.
Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, volgens de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiligingsbeleid Overheid (BIO), opgenomen in ons Informatiebeveiligingsbeleid.
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk om de doelen te behalen waarvoor uw persoonsgegevens zijn verzameld. We houden ons daarbij aan de wettelijke bewaartermijnen.
We maken als gemeente geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Dit wil zeggen dat we geen besluiten nemen zonder menselijke tussenkomst.
Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Of om te voldoen aan een overeenkomst met u. Dit kunnen overheidsinstanties zijn, maar soms ook private partijen. Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst, data uitwisselingsovereenkomst of een convenant. Om zo te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Daarnaast houden we ons aan de geldende wet- en regelgeving.
Voorbeelden van organisaties waarmee wij in bepaalde gevallen uw gegevens delen zijn:
- Het Kadaster;
De gemeente verstrekt de WOZ-gegevens van de onroerende zaken binnen de gemeente aan het Kadaster. Zodat het Kadaster de landelijke voorziening WOZ kan bijhouden. - Inlichtingenbureau;
Het Inlichtingenbureau (hierna: IB) is het landelijke informatieknooppunt voor gemeenten. Het uitwisselen van gegevens met andere overheidsinstanties, zoals de Sociale Verzekeringsbank, Belastingdienst en DUO, verloopt eenvoudiger via deze instantie. De uitwisseling van gegevens ziet met name op het vaststellen van sociale voorzieningen en uitkeringen. Het IB en de gemeente zijn samen verantwoordelijk voor het verwerken van de gegevens. De verwerkingen die het IB uitvoert staan in de gegevensregisters van het Inlichtingenbureau. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de Regeling Vaststelling respectieve AVG-verantwoordelijkheden Inlichtingenbureau - Gemeenten 2021.
Heeft u een vraag over hoe we met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact op met ons privacy team, telefoonnummer 14-0115 of via ons contactformulier.
Vindt u dat we onzorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens of deze ten onrechte verwerken? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming Bas Bekenkamp. Hij is bereikbaar via telefoonnummer 14-0115 of via ons contactformulier.
Als u daarna nog niet tevreden bent kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
De gemeente Terneuzen verwerkt niet alleen persoonsgegevens op basis van de AVG, maar ook persoonsgegevens bij de opsporingstaak. Het gaat hier om een bijzonder soort persoonsgegevens, namelijk politiegegevens. Wij hebben buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst voor toezicht en handhaving van de openbare orde, het onderwijs en het sociaal domein. Verwerkt een boa persoonsgegevens bij het uitvoeren van een politietaak, zoals het opsporen van strafbare feiten? Dan geldt de Wet Politiegegevens (verder Wpg) en noemen we de persoonsgegevens politiegegevens. De Wpg stelt eisen aan de verwerking van politiegegevens. Deze wet wijkt in bepaalde gevallen af van de AVG. Wij leggen u in deze privacyverklaring uit hoe wij als gemeente omgaan met politiegegevens.
Wij verwerken politiegegevens om wettelijke plichten uit te voeren. Wij verwerken de gegevens op basis van:
- Wetboek van Strafrecht
- Wetboek van Strafvordering;
- Wet politiegegevens;
- Besluit politiegegevens;
- Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar;
- Algemene plaatselijke verordening Terneuzen;
- Leerplichtwet.
De Wpg geeft verschillende doelen waarvoor wij de politiegegevens mogen verwerken. Deze doelen staan omschreven in de artikelen 8, 9 en 13 Wpg. Wij verwerken de politiegegevens voor drie verschillende doelen:
- Uitvoeren van de dagelijkse taak van de politie;
- Gerichte verwerking voor een onderzoek;
- Verwerking bij ondersteuning van een taak van de politie.
Wij houden rekening met dat de verwerking van politiegegevens noodzakelijk is, bij het doel past en zo weinig mogelijk uw privacy schendt.
Politiegegevens bij de openbare orde:
- Naam, adres, woonplaats
- Geboorteplaats en geboortedatum
- Geslacht
- Omschrijving strafbaar feit
- Burgerservicenummer (BSN)
- Identiteitsbewijs en het nummer van het identiteitsbewijs
- Kenteken
- Verklaring van overtreder (geverbaliseerde)
Politiegegevens bij de leerplicht:
- Naam, adres en woonplaats leerplichtige
- Naam, adres en woonplaats gezaghebbend(e) ouder(s) of verzorger
- Geboorteplaats en geboortedatum leerplichtige en gezaghebbend(e) ouder(s) of verzorger
- Geslacht
- Burgerservicenummer (BSN) leerplichtige en gezaghebbend(e) ouder(s) of verzorger
- Contactgegevens, bestaande uit telefoonnummer en mailadres leerplichtige en gezaghebbend(e) ouder(s) of verzorger
- Identiteitsbewijs en het nummer van het identiteitsbewijs
- Nationaliteit leerplichtige, en gezaghebbend(e) ouder(s) of verzorger
- Handtekening leerplichtig, en gezaghebbend(e) ouder(s) of verzorger
- Omschrijving (strafbaar)feit
- Gegevens school, bestaande klas, naam contactpersoon
- Gegevens over schoolloopbaan
- Gegevens over de situatie van het gezin
- Verklaring van leerplichtige, en gezaghebbend(e) ouder(s) of verzorger
Politiegegevens bij het sociaal domein (sociale recherche):
- Naam, adres en woonplaats
- Geboorteplaats en geboortedatum
- Omschrijving (strafbaar) feit
- Burgerservicenummer (BSN)
- Identiteitsbewijs en het nummer van het identiteitsbewijs
- Kenteken
Doen wij aangifte bij de politie? Dan proberen wij zoveel mogelijk gegevens te verzamelen. Denk aan contactinformatie, geboorteplaats, geboortedatum, ‘tag’ en/of ‘sign’ (handtekening of symbool van de graffitischrijver) in geval van een graffiti-incident en gegevens over het tijdstip, de locatie en aard van het strafbare feit.
Ook maken wij gebruik van camerabeelden bij het vaststellen van overtreders van de openbare orde, het opsporen van verdachten van strafbare feiten en het uitvoeren van onderzoek naar gepleegde strafbare feiten.
Uw rechten wijken onder de Wpg af van die onder de AVG. U kunt digitaal of schriftelijk vragen om:
- politiegegevens die de gemeente van u verwerkt in te zien (recht op inzage);
- politiegegevens te wijzigen als deze niet juist blijken te zijn (recht op rectificatie);
- politiegegevens te verwijderen wanneer de gemeente deze niet volgens de wet verwerkt (recht op vernietiging).
Uw verzoek om inzage, rectificatie of vernietiging kunnen we afwijzen:
- wanneer uw verzoek gerechtelijke onderzoeken of procedures schaadt;
- wanneer uw verzoek de opsporing, het onderzoek en de vervolging van strafbare feiten of de uitvoering van straffen schaadt;
- bij het beschermen van de openbare veiligheid;
- bij het beschermen van de rechten en vrijheden van andere mensen;
- bij het beschermen van de nationale veiligheid;
- wanneer uw verzoek duidelijk niet terecht of buitengewoon is.
Wilt u gebruik maken van uw rechten? Dan kunt u uw verzoek digitaal of schriftelijk indienen via ons contactformulier.
De Wpg regelt de bewaartermijnen voor politiegegevens. De Wpg maakt hierbij verschil tussen het verwijderen en het vernietigen van gegevens. Worden gegevens verwijderd? Dan worden deze alleen om hele goede redenen en onder strenge voorwaarden ingezien. Is het vernietigen van gegevens definitief? Dan zijn ze niet meer terug te halen.
De politiegegevens die we verwerken voor de uitvoering van de dagelijkse politietaak bewaren we tot maximaal vijf jaar na de datum van de eerste verwerking. Na vijf jaar vernietigen we de gegevens.
Zodra gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor het onderzoek, dan verwijderen wij meteen de gegevens. Na vijf jaar vernietigen we ook deze gegevens.
Let op! Verwerken we de gegevens ter ondersteuning van een taak van de politie? Dan hangt de bewaartermijn af van de verjaringstermijn van het misdrijf waarvoor we de gegevens verwerken.
Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Dit betekent dat zij alleen die informatie mogen opzoeken die belangrijk is voor hun functie. Alle acties van medewerkers binnen de systemen leggen we vast. Zodat we kunnen bijhouden wie welke handeling en wanneer heeft gedaan. Ook alle ontvangers van persoonsgegevens moeten zich aan strenge geheimhoudingsplichten houden.
Bij het opmaken van een proces-verbaal voeren wij controle uit op de gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP).
Soms is het noodzakelijk dat wij gegevens delen met andere organisaties. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij aangifte doen. Wij delen dan uw gegevens met opsporingsinstanties. Voor de betaling van een boete geven wij uw gegevens door aan het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB).
Heeft u een vraag over hoe we met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact op met ons privacy team, telefoonnummer 14-0115 of via ons contactformulier.
Vindt u dat we onzorgvuldig omgaan met uw gegevens of deze niet juist verwerken? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming Bas Bekenkamp. Hij is bereikbaar via telefoonnummer 14-0115 of via ons contactformulier.
Als u daarna nog niet tevreden bent kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.